Makalah Komunikasi Bisnis Komputer Personal dan Komunikasi Bisnis

Komputer Personal dan Komunikasi Bisnis

BAB I

PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang

Istilah teknologi informasi mulai populer di akhir tahun 70-an. Pada masa sebelumnya istilah teknologi informasi biasa disebut teknologi komputer atau pengolahan data elektronis (electronic data processing). Teknologi informasi didefinisikan sebagai teknologi pengolahan dan penyebaran data menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), komputer, komunikasi, dan elektronik digital.

Membicarakan  perkembangan TIK dan globalisasi ekonomi ibarat membicarakan dua sisi dari sebuah koin tunggal. Keduanya menggambarkan dua karakteristik penting perkembangan kemasyarakatan di penghujung abad ke-20. Munculnya gagasan tentang information society ataupun knowledge-based society memperlihatkan adanya upaya untuk melihat kedua sisi koin tersebut secara serentak.

Meningkatnya permintaan dari sektor bisnis akan sarana untuk mengontrol informasi, khususnya yang terkait dengan kegiatan produksi dan distribusi, menjadi pemacu utama pengembangan aplikasi dari telematika (telematics). Di awal perkembangannya (seabad yang lalu), aplikasi-aplikasi ini didorong oleh kebutuhan-kebutuhan di sektor bisnis, seperti computer-aided design (CAD), remote sensing devices, management information systems, dan data bases. Tetapi baru pada era 1960-an teknologi komputer dan teknologi elektronik melebur dengan teknologi broadcasting dan telekomunikasi berbasis kabel.

Dalam lingkungan bisnis ada aneka sarana komunikasi perdagangan yang dapat dipergunakan para pengusaha untuk berkomunikasi dengan konsumen. Sarana-sarana komunikasi perdagangan yang tersedia antara lain dalam wujud pengirimin surat, pengiriman kawat, percakapan telepon, kunjungan pribadi dan lain-lain.

Jenis-jenis sarana komunikasi perdagangan yang disebut tadi hanya sesuai jika digunakan dalam daerah pemasaran barang dan jasa yang ruang lingkuupnya terbatas. Untuk berkomunikasi dalam daerah pemasaran yang sangat luas, dimana calon konsumen kita jumlahnya beribu-ribu bahkan mungkin mencapai jutaan dan puluhan juta. Kita memerlukan sarana komunikasi yang khusus seperti periklanan. Karena periklanan dalam rangkaian usaha yang dilakukan setiap pengusaha merupakan suatu alat pemasaran yang bidang geraknya justru bergerak dalam komunikasi masa.

Arti penting teknologi komputer adalah dalam kehadiran teknologi komputer telah mampu mendorong percepatan proses komunikasi, seperti komunikasi lewat komputer.

B.     Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah sebagai berikut :

a.       Apa pengertian, fungsi dan komponen personal komputer?

b.      Bagaimana penerapan teknologi informasi dan komunikasi?

c.       Bagaiman komunikasi bisnis dengan peranan teknologi informasi dan komunikasi?

d.      Bagaimana komunikasi yang efektif dalam bisnis?

e.       Apa saja masalah komunikasi bisnis dengan peranan teknologi informasi dan komunikasi?

C.    Tujuan Penulisan

Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka tujuan penulisan makalah ini adalah :

a.       Mengetahui pengertian, fungsi dan komponen personal komputer.

b.      Mengetahui penerapan teknologi informasi dan komunikasi.

c.       Mengetahui komunikasi bisnis dengan peranan teknologi informasi dan komunikasi.

d.      Mengetahui komunikasi yang efektif dalam bisnis.

e.       Mengetahui masalah komunikasi bisnis dengan peranan teknologi informasi dan komunikasi.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Personal Komputer

Istilah komputer berasal dari kata Compute, yang berarti menghitung. Artinya, setiap proses yang dilaksanakan oleh komputer merupakan proses matematika hitungan. Jadi apapun yang dilakukan oleh komputer, baik penampakan pada layar monitor, suara, gambar dan  lain-lain diolah sedemikian rupa dari perhitungan secara elektronik. Karena  luasnya bidang garapan ilmu komputer, para pakar dan peneliti sedikit berbeda dalam mendefinisikan terminologi komputer.

Komputer personal adalah apa yang kebanyakan kita gunakan setiap hari untuk bekerja atau penggunaan pribadi. Sebuah PC umum meliputi sebuah sistem unit monitor , keyboard dan mouse. Komputer pribadi memungkinkan kita untuk menulis diktat/makalah/skripsi, membuat spreadsheet, track keuangan, bermain game, dan melakukan banyak hal lainnya. Jika PC yang terhubung ke Internet, dapat digunakan untuk menelusuri, periksa Web e-mail, berkomunikasi dengan teman melalui program instant messaging, dan download file. PC telah menjadi suatu bagian integral dari kehidupan kita yang mungkin sulit untuk membayangkan hidup tanpa mereka.

1.      Pengertian dan fungsi Personal Komputer

Personal Computer adalah seperangkat komputer yang digunakan oleh satu orang saja / pribadi. Biasanya komputer ini adanya dilingkungan rumah, kantor, toko, dan dimana saja karena harga PC sudah relatif terjangkau dan banyak macamnya.
Fungsi utama dari PC adalah untuk mengolah data input dan menghasilkan output berupa data/informasi sesuai dengan keinginan user (pengguna).

2.      Komponen PC

a.       Hardware

Hardware adalah sekumpulan komponen perangakat keras komputer yang secara fisik bisa dilihat, diraba, dirasakan. 

1)      VGA Card

VGA card merupakan bagian komputer, di dalam CPU yang berperan penting untuk menampilkan output process ke monitor. Tanpa VGA card, layar komputer tidak akan menampilkan apa-apa alias blank. VGA card sendiri ada yang berupa slot tambahan ataupun bawaan produsen motherboard atau disebut juga VGA on board. Seperti apa bentuk VGA card tersebut? Silahkan amati gambar dibawah ini.

 

   Bagian-bagiannya antara lain terdiri dari memory dan kipas sebagai pendingin. Fungsinya sama, yaitu menampilkan teks dan gambar ke monitor, hanya warna dan desain yang berbeda, tergantung pihak manufaktur. Kipas dibutuhkan untuk mendinginkan komponen VGA card yang panas, karena bagian ini bekerja cukup berat setiap saat.. Keuntungan VGA card non on board adalah kita dapat dengan mudah menggantinya dengan yang baru apabila terjadi kerusakan atau ingin meningkatkan performa grafis komputer kita.

2)      Casing

Casing merupakan bagian komputer yang berfungsi sebagai pakaian atau pelindung dari CPU. Bentuk yang umum adalah kotak persegi, namun bisa dengan modifikasi bagi mereka yang senang mengotak-atik casing ini. Selain sebagai pelindung CPU, casing juga bisa berfungsi sebagai pendingin tambahan. Karena biasanya, casing modern saat ini dilengkapi dengan kipas pendingin yang jumlah nya bisa lebih dari satu buah. Fungsi lainnya yang utama adalah sebagai pondasi untuk menempatkan berbagai bagian komputer lainnya, terutama CPU, seperti motherboard, vga card, soundcard dan lain-lain. Sebagai pelindung, casing bermanfaat melindungi bagian dalamnya dari kotoran atau debu, dari benturan dengan benda lain, sehingga bagian-bagian yang vital akan aman dan tidak cepat rusak. Selain fungsi primernya tersebut, casing juga dapat tampil dengan berbagai macam warna dan bentuk yang sesuai dengan keinginan kita. Tentu saja casing hasil modifikasi ini harganya lebih mahal. Yang terpenting dalam pemilihan casing adalah fungsi utamanya. Sehingga komputer kita berada dalam keadaan yang aman dan terlindungi.

3)      Power Supply

Masih bagian dalam komputer, yang tersimpan dalam CPU yaitu power supply. Sesuai dengan namanya power supply ini berfungsi mengalirkan listrik ke setiap bagian komputer agar dapat berjalan. Yang biasa dipakai di PC rumahan adalah jenis ATX. Untuk lebih jelasnya lihat gambar di bawah ini.

Bagian belakang terdiri dari socket penghubung ke monitor dan power listrik. Juga terdapat fan atau kipas angin, yang berfungsi mendinginkan udara di dalam kotak power supply tersebut. Bagian depan terdiri dari kabel-kabel kecil untuk mengalirkan listrik ke setiap bagian di dalam CPU atau motherboard. Tentu saja listrik yang mengalir sudah minim atau diperkecil. Sedangkan di power supply itu sendiri voltase listrik masih besar, sehingga dilarang keras menyentuhnya.

4)      Processsor

Processor merupakan bagian yang sangat penting dari komputer. Ia bisa diibaratkan sebagai otaknya komputer. Yaitu suatu sirkuit elektronik yang berfungsi secara logik merespon dan mengolah segala intruksi yang menghidupkan komputer.
Bagaimana sih bentuknya? Coba lihat gambarnya berikut ini.

5)      Motherboard

Motherboard atau mainboard merupakan bagian induk atau utama yang berada dalam CPU. Berfungsi sebagai papan circuit dari berbagai macam komponen pendukung lainnya.

6)      Keyboard Dan Mouse

Nah, ini bagian inputnya yang terdiri dari keyboard dan mouse. Tahun 1990-an input device hanya berupa keyboard saja. Perkembangan selanjutnya mulai muncul mouse, pen (berbentuk pulpen). Saat ini sudah ada yang input device berupa sentuhan jari (touch screen) dan suara (kalima perintah). Yang umumnya dipakai untuk komputer rumahan adalah keyboard dan mouse. Fungsinya tentu saja untuk memasukan data.

7)      Monitor

Yang terakhir yaitu monitor, output sementara, karena hanya tampak buat sementara saja di layar. Fungsinya untuk melihat hasil input ataupun program yang sedang aktif.

b.      Software

Hadware komputer itu sendiri tidak akan dapat melakukan tugasnya jika tidak dilengkapi dengan software komputer berisi berbagai jenis program aplikasi untuk berbagai tujuan. Secara garis besar ada tiga bentuk aplikasi program yang lazim dikenal oleh masyarakat.

1)      Software untuk mengolah data

Kelompok ini mencakup program pemrosesan kata (word processing), spreadsheets, dan database. Program pemrosesan kata yang banyak beredar di masyarakat antara lain Wordstar, Word Perferct, Microsoft Works, AmiPro, dan Chi Writer. Ada program pemrosesan (pengolah) kata yang menggunakan sistem operasi DOS (disk operating system), tetapi ada juga yang menggunakan sistem operasi windows. Namun untuk masa-masa yang akan datang program aplikasian mengarah pada pemanfaatan program  windows. Oleh karena itu, alangkah baiknya bila anda mempersiapkan program aplikasi yang berbasis windows.

Apabila anda ingin membuat suatu tabel, lajur, grafik, dan sejennisnya, gunakanlah program spreadsheets, seperti Lotus 1-2-3, Microsoft Excel, atau Quatro Pro, Spreadsheets memiliki kemampuan yang luar biasa dalam melakukan transformasi

Software Komputer adalah kumpulan dari pada intruksi atau statement yang di susun secara logis dan berbentuk kode yang hanya dapat di mengerti oleh komputer. Software Komputer dapat diartikan juga sebagai komponen yang tidak dapat dilihat secara fisik. Berdasarkan kegunaannya, Sofware Komputer di golongkan ke dalam tiga bagian, yaitu : Sistem Operasi, Aplikasi, dan Language Software. Berikut Penjelasan bagian-bagian dari Software Komputer :

1. Sistem Operasi

Sistem Operasi atau Operating System merupakan sebuah penghubung antara pengguna komputer dengan Hardware Komputer. Sistem Operasi mempunyai beberapa tugas, yaitu :
Interface : Penghubung antara pemakai (user) dengan komputer (Hardware).
Resource Process : Mengelola sumber daya yang terdapat pada komputer seperti RAM dan ROM.
System Call : Menyediakan sekumpulan layanan ke pemakai sehingga dapat mempermudah dan menyamankan pemakai dalam memamfaatkan sumber daya sistem komputer.
Contoh dari Sistem Operasi seperti Windows XP, Linux, DOS, Machintos, dll.

2. Aplikasi

Aplikasi adalah suatu subkelas Software Komputer yang memanfaatkan kemampuan komputer langsung untuk melakukan suatu tugas yang diinginkan pengguna.
Contohnya : Microsoft Office, Open Office, System Mechanic, WinASO, Driver Genius, PC Inspector File Recovery, dll

3. Language Software

Language Software adalah suatu bahasa pemrograman yang dapat dimengerti oleh manusia dan komputer. Language Software terbagi 2, yaitu :
High Level Language adalah Bahasa yang dapat dimengerti oleh manusia. Contohnya : Visual Basic, Java, Delfi, Pascal, dll.
Low Level Languange adalah Bahasa yang dapat dimengerti oeleh Komputer. Contohnya : Bahasa pemrograman Assembler.

        

c.       Brainware

Menurut pengertian brainware yang menyatakan bahwa brainware adalah pengguna komputer, maka brainware harus mengenal dengan baik hardware dan software komputer.

Tetapi, dikarenakan hardware dan software merupakan elemen yang kompleks di dalam komputer, brainware tidak bisa memahami semua elemen tersebut secara mendalam.

Brainware terbagi menjadi beberapa komponen yang bertugas untuk mengelola dan mengoperasikan masing-masing elemen komputer. Di bawah ini adalah pembagian komponen brainware yang perlu diketahui.

1.      Analis
Salah satu komponen penting dari brainware adalah analis. Pengertian brainware
analyst adalah orang yang bertugas untuk memahami kemampuan dan fungsi dari
masing-masing elemen komputer.

Dengan pemahamannya tentang hardware dan software, seorang analis brainware diharapkan mampu mengidentifikasi masalah yang terjadi di dalam hardware dan software komputer serta menemukan solusi terbaik untuk masalah tersebut.

2.      Analis Sistem
Salah satu komponen brainware yang fungsinya penting adalah analis sistem. Analis sistem adalah orang yang bertanggung jawab terhadap sistem kerja atau software komputer. Analis sistem harus memiliki kemampuan mengidentifikasi perangkat lunak apa yang dibutuhkan untuk menunjang kinerja perangkat komputer.

Tidak hanya itu saja, analis sistem harus bisa merencanakan dan merekomendasikan perangkat lunak terbaik yang bisa mengoptimalkan kinerja komputer. Pekerjaan lain dari analis sistem adalah mengembangkan sistem tersebut menjadi sistem yang paling mutakhir. Sehingga, sistem analis harus memiliki kemampuan analisis dan komunikasi yang baik.

3.      Programmer
Programmer memegang peranan penting dalam perangkat komputer. Pengertian
brainware programmer adalah orang dengan kemampuan untuk menguasai bahasa pemrograman. Bahasa pemrograman sendiri merupakan bahasa khusus yang digunakan untuk mengendalikan serta mengembangkan sistem operasi komputer.

Seorang programmer setidaknya menguasai tiga bahasa pemrograman dasar yaitu Java, Pascal, dan C. Secara singkat, programmer adalah orang yang menyiapkan program atau perangkat lunak komputer sesuai dengan kebutuhan pengguna komputer.

4.      Konsultan
Hardware dan software komputer yang paling mutakhir tidak akan sempurna jika tidak ada campur tangan konsultan brainware. Konsultan adalah orang yang berperan sebagai penasihat hardware dan software komputer yang akan dirancang.

Konsultan harus memiliki pemahaman yang mendalam terhadap hardware dan software. Konsultan harus memiliki kemampuan interpersonal atau komunikasi yang baik. Sehingga, dalam menyampaikan saran atau rekomendasi terkait perangkat komputer bisa dilakukan dengan efektif.

5.      Trainer
Kemampuan brainware yang handal dalam mengoperasikan hardware dan software tidak bisa dipisahkan dari peran trainer atau pelatih. Trainer memiliki tanggung jawab yang besar dalam mendidik pengguna komputer.

Sehingga, sudah menjadi kewajibanbagi trainer brainware memiliki pengetahuan mendalam tentang hardware dan software komputer.

6.      Pengelola Database
Salah satu fungsi dari komputer adalah sebagai tempat penyimpanan data digital.
Sehingga, brainware memiliki komponen penting yang disebut dengan pengelola
database.

Peran pengelola database sangatlah penting dalam urusan penyimpanan data yang dimiliki oleh suatu program komputer, organisasi, dan lain sebagainya. Pengelola database haruslah orang yang bertanggung jawab dan bisa menjaga kerahasiaan dari data-data yang dikelola.

Pengelola database harus memiliki kemampuan yang baik tentang cara mengamankan data digital agar tidak dibobol oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Pengelola database harus memiliki kepekaan terkait masalah yang terjadi dalam sistem penyimpanan.

Selain itu, pengelola database harus bertindak cepat dalam menemukan solusi untuk masalah penyimpanan data.

7.      Spesialis Jaringan
Spesialis jaringan adalah komponen dari brainware yang memiliki tanggung jawab untuk mengelola suatu jaringan komputer. Jaringan komputer sendiri merupakan perangkat komputer dalam jumlah banyak yang saling terhubung di bawah kendali suatu server.

Contoh dari jaringan komputer bisa ditemukan di perusahaan-perusahaan. Tugas dari spesialis jaringan adalah untuk mengelola jaringan komputer agar berfungsi dengan maksimal.

Spesialis jaringan harus bisa menganalisa masalah yang terjadi di dalam suatu jaringan. Selain itu, spesialis jaringan harus tanggap dan cekatan dalam menyelesaikan masalah yang terjadi pada jaringan komputer.

8.      Manajer Proyek
Manajer proyek adalah komponen brainware yang bertindak sebagai pemimpin. Tugas dari manajer proyek adalah mengawasi kinerja dari komponen brainware yang lain seperti analis, programmer, konsultan, spesialis jaringan, dan semua pihak yang terkait.

B.       Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi

1.      Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Perusahaan

Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan pada kebiasaan kerja. Misalnya penerapan Enterprice Resource Planning (ERP). ERP adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang mencakup sistem manajemen dalam perusahaan.

2.      Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Dunia Bisnis

Dalam dunia bisnis Teknologi Informasi dan Komunikasi dimanfaatkan untuk perdagangan secara elektronik atau dikenal sebagai E-Commerce. E-Commerce adalah perdagangan menggunakan jaringan komunikasi internet.

3.      Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Perbankan

Dalam dunia perbankan Teknologi Informasi dan Komunikasi adalah diterapkannya transaksi perbankan lewat internet atau dikenal dengan Internet Banking. Beberapa transaksi yang dapat dilakukan melalui Internet Banking antara lain transfer uang, pengecekan saldo, pemindah bukuan, pembayaran tagihan dan informasi rekening.

4.      Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Pendidikan

Teknologi pembelajaran terus mengalami perkembangan seiring perkembangan zaman. Dalam pelaksanaan pembelajaran sehari-hari sering dijumpai kombinasi teknologi audio/data, video/data,audio/video, dan internet. Internet merupakan alat komunikasi yang murah dimana memungkinkan terjadinya interaksi antara dua orang atau lebih. Kemampuan dan karakteristik internet memungkinkan terjadinya proses belajar mengajar jarak jauh (E-Learning) menjadi lebih efektif dan efisien sehingga dapat diperoleh hasil yang lebih baik.

C.    Komunikasi  Bisnis dengan Peranan Teknologi Informasi dan Komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan apresiasi. Persaingan yang keras dalam dunia bisnis tentunya sangat membutuhkan suatu perusahaan yang dapat menangani akan hal  itu diberbagai situasi yang menantang. Semua bisnis tentunya juga membutuhkan semua informasi yang sangat aktual, cepat dan dapat dipercaya, yang mana semua permasalahan tersebut hanya bisa diselesaikan melalui Teknologi Informasi dan Komunikasi (ICT). Pergerakan bisnis yang semakin cepat menuntut komunikasi (suara, data dan informasi) yang lebih lebih cepat guna mempertahankan pelanggan, pemasok, dan, bahkan, dalam menghadapi persaingan.

1.    Telepon Sebagai Media Komunikasi Bisnis

Pada awalnya, komunikasi dalam dunia bisnis dilakukan dengan menggunakan suatu perangkat komunikasi yang disebut telepon, dimana dengan alat ini para pelaku bisnis dapat menyampaikan informasi dan berkomunikasi dengan pihak lain dalam rangka menjalankan bisnisnya.

2.    Internet Sebagai Salah Satu Media Komunikasi Bisnis

Internet dapat diartikan sebagai jaringan komputer luas dan besar yang mendunia, yaitu menghubungkan pemakai komputer dari suatu negara ke negara lain di seluruh dunia, dimana di dalamnya terdapat berbagai sumber daya informasi dari mulai yang statis hingga yang dinamis dan interaktif.

Secara umum ada banyak manfaat yang dapat diperoleh apabila seseorang mempunyai akses ke internet . Berikut ini sebagian dari apa yang tersedia di internet:\

1)      Informasi untuk kehidupan pribadi :kesehatan, rekreasi, hobby, pengembangan pribadi, rohani, sosial.

2)      Informasi untuk kehidupan profesional/pekerja :sains, teknologi, perdagangan, saham, komoditas, berita bisnis, asosiasi profesi, asosiasi bisnis, berbagai forum komunikasi.

Satu hal yang paling menarik ialah keanggotaan internet tidak mengenal batas negara, ras, kelas ekonomi, ideologi atau faktor faktor lain yang biasanya dapat menghambat pertukaran pikiran. Internet adalah suatu komunitas dunia yang sifatnya sangat demokratis serta memiliki kode etik yang dihormati segenap anggotanya. Manfaat internet terutama diperoleh melalui kerjasama antar pribadi atau kelompok tanpa mengenal batas jarak dan waktu.

Untuk lebih meningkatkan kualitas sumber daya manusia di Indonesia, sudah waktunya para profesional Indonesia memanfaatkan jaringan internet dan menjadi bagian dari masyarakat informasi dunia.  Situs web perusahaan misalnya, menyediakan berbagai informasi. Banyak perusahaan dewasa ini menggunakan situs web untuk mengiklankan produk, menerima pesanan produk, meminta umpan balik pelanggan dan menerima karyawan. Mereka juga menggunakan internet untuk berkomunikasi dengan kelompok terpilih (pilihan). Salah satu penggunaan internet sebagai media komunikasi bisnis adalah dengan penggunaan email, karena email adalah sarana internet yang bisa menyajikan tulisan.

3.    E-Commerce dalam Komunikasi Bisnis

Perdagangan sebenarnya merupakan kegiatan yang dilakukan manusia sejak awal peradabannya. Sejalan dengan perkembangan manusia, cara dan sarana yang digunakan untuk berdagang senantiasa berubah. Bentuk perdagangan terbaru yang kian memudahkan penggunaannya kini adalah e-commerce. Secara umum, e-commerce dapat didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan atau perniagaan barang dan jasa dengan menggunakan media elektronik. Di dalam e-commerce, para pihak yang melakukan kegiatan perdagangan / perniagaan hanya berhubungan melalui suatu jaringan publik (public network) yang dalam perkembangan terakhir menggunakan media internet.

Sistem E-commerce dapat diklasifikasikan kedalam tiga tipe aplikasi, yaitu:

a)      Electronic Markets (EMs)

Yaitu sebuah sarana yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan atau menyajikan penawaran dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan berbagai macam harga yang ditawarkan. Dalam pengertian lain, EMs adalah sebuah sistem informasi antar organisasi yang menyediakan fasilitas-fasilitas bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar informasi tentang harga dan produk yang ditawarkan.

b)      Elektronic Data Interchange (EDI)

Adalah sarana untuk mengefisienkan pertukaran data transaksi-transaksi regular yang berulang dalam jumlah besar antara organisasi-organisasi komersial. Secara formal, EDI didefinisikan oleh International Data Exchange Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disepakati, yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer lain dengan menggunakan media elektronik”. EDI sangat luas penggunaaanya, biasanya digunakan oleh kelompok retail besar, ketika melakukan transaksi bisnis dengan para supplier mereka. EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain, tanpa memerlukan hardcopy atau faktur, sehingga terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia.

c)      Internet Commerce

Adalah penggunaan internet yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk aktivitas perdagangan. Kegiatan komersial ini, seperti iklan dalam penjualan produk dan jasa. Transaksi yang dapat dilakukan di internet, antara lain pemesanan/pembelian barang dimana barang akan dikirimkan melalui pos atau sarana lain setelah uang ditransfer ke rekening penjual.

D.    Bisnis dan Komunikasi

Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan.

Dalam lingkup organisasi, tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat dan dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarchies antara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

1)      Komunikasi yang Efektif dalam Organisasi Bisnis

Komunikasi Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua organisasi bisnis dalam upaya mencapai tujuannya. Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh penguasaan komunikasi bisnis para anggota organisasinya, baik penguasaan komunikasi verbal (lisan dan tulisan), maupun komunikasi non-verbal. Fakta empiris dalam dunia organisasi menunjukkan bahwa sebagian besar anggota organisasi melakukan pekerjaannya dengan melakukan komunikasi.

Dalam kehidupan organisasi bisnis, keberadaan tim kerja semakin populer. Banyak perusahaan dari berbagai industri menerapkan konsep tim kerja dalam melakukan aktifitasnya. Pemakaian tim kerja diyakini banyak pimpinan perusahaan akan lebih efektif dibandingkan penyelesaian aktifitas secara individual. Pemakaian tim kerja diharapkan dapat menciptakan sinergi yang positif. Penjumlahan anggota dalam tim akan memungkinkan menghasilkan output yang lebih besar dibandingkan output total yang dikerjakan oleh masing-masing individu. Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya sebuah tim atau seberapapun kuatnya kasus hukum, keberhasilan tidak akan diperoleh tanpa penguasaan keterampilan komunikasi yang efektif. Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif akan berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas. Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan pesan atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik, serta keterampilan menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan bagian yang sangat penting.

2)      Masalah dalam Komunikasi

Komunikasi seringkali terganggu atau bahkan dapat menjadi buntu sama sekali. Faktor hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru dibidang teknologi komunikasi dan sistim informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya. Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan.

a.       Kemampuan Individu dalam Komunikasi Bisnis

Dalam menjalankan praktek bisnisnya, individu yang melakukan praktek bisnis tersebut perlu berkomunikasi dengan orang lain dan semua pihak yang berkaitan dengan bisnisnya. Baik komunikasi antara atasan dengan bawahan, komunikasi dengan konsumen, komunikasi dengan pihak ketiga (seperti pemasok, distributor, pemerintah, pihak lain). Untuk melakukan praktek bisnis ini para pelaku bisnis kiranya perlu memiliki kemampuan dalam komunikasi bisnis. Tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, yang menuntut kemampuan untuk mengkomunikasikan ide gagasan dan tujuan dalam lingkungan organisasinya serta bagaimana menyampaikan produk atau jasa yang dimilikinya kepada pelanggan.

Komunikasi Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua organisasi bisnis dalam upaya mencapai tujuannya. Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh penguasaan komunikasi bisnis para anggota organisasinya, baik penguasaan komunikasi verbal (lisan dan tulisan), maupun komunikasi non-verbal. Fakta empiris dalam dunia organisasi menunjukkan bahwa sebagain besar anggota organisasi melakukan pekerjaannya dengan melakukan komunikasi.

b.      Kendala dalam Komunikasi Bisnis

Terdapat 6 kendala yang mungkin muncul saat seseorang mengkomunikasikan bisnis organisasinya yaitu:

1)      Struktur komunikasi yang buruk

Struktur komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya komunikasi bisnis. Tidak penting apakah audiencenya hanya s atu orang atau ribuan orang dan sekalipun di tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran, pesan yang disampaikan haruslah terdengar dan dimengerti. Struktur komunikasi yang baik, mengikuti pola :

a)      Pembukaan

b)      Isi

c)      Penutup

2)      Penyampaian yang lemah

Tidak menjadi masalah, apakah pesan itu penting atau impresif. Namun apabila disampaikannya tanpa “sentuhan yang kuat”, hasilnya tidak akan dapat menyakinkan orang lain sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah dilakukan “sentuhan “ yang sudah tepat ternyata seringkali juga masih memerlukan waktu untuk mendapatkan respons. Dengan demikian, pesan yang kuat, tidak boleh seperti lawakan yang tidak lucu. Pesan yang disampaikan haruslah ‘menyentuh’ secara kuat dan telak, tidak sekedar mengelus-elus atau mengingatkan.

3)      Penggunaan media yang salah

Perlu untuk mempertimbangkan siapa dari kalangan atau status sosial mana dan karakteristik unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga kita dapat memilih media yang tepat. Jika pesan yang disampaikan sangat kompleks, berikanlah ruang agar audience kita dapat mencerna pesan tersebut secara lebih leluasa, sesuai kecepatan mereka, seperti di kamar tidur, kamar mandi, televise, radio, majalah, koran dan lain sebagainya.

4)      Pesan yang campur aduk

Pesan yang campur aduk, hanya akan menimbulkan kebingungan atau bahkan cemoohan dari audience. Seperti, larangan untuk memberikan hadiah kepada klien, tetapi pada saat yang sama memberikan pengecualian untuk klien-klien baru atau pelanggan VIP yang berpotensi besar pada bisnis perusahaan. Sementara, kriteria dari klien potensial atau pelanggan VIP tersebut tidak dirinci secara jelas.

5)       Salah Audience

Topik yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai dengan ekspektasi audience. Sebagai contoh, misalnya dalam event pertemuan antara wakil dari Pemerintah dan Pengusaha, namun dalam presentasi disajikan tentang analisis situasi politik dan pemerintahan, sedangkan para pengusaha, sebenarnya lebih mengharapkan penjelasan bagaimana tindakan atau langkah-langkah konkrit yang diambil pemerintah untuk menciptakan iklim usaha yang kondusif.

6)      Lingkungan yang mengganggu

Lingkungan yang mengganggu jelas merupakan kendala dalam komunikasi, sehingga pesan yang disampaikan tidak dapat diterima / didengar secara optimal. Seperti Suara penyaji yang tidak cukup terdengar oleh Audience, Suara keras dari luar ruangan, (seperti raungan sirine ambulan atau suara lalu lintas yang padat ), Bunyi handphone dari kantong audience, Interupsi, Sesi bicara yang menegangkan dan sebagainya. Oleh karena itu, perlunya pemilihan tempat yang tepat serta upaya agar audience fokus dengan pesan yang disampaikan.

E.     Masalah Komunikasi Bisnis dengan Peranan Teknologi Informasi dan Komunikasi

Dalam praktek komunikasi bisnis diperlukan sarana yang dapat menunjang proses komunikasi itu, teknologi informasi dan komunikasi yang semakin hari semakin berkembang dapat dimanfaatkan dalam praktek komunikasi bisnis. Seiring dengan perkembangan teknologi dan sistim informasi, komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistem informasi dan teknologi mempercepat proses Globalisasi, sehingga proses komunikasi terjadi setiap saat tanpa berhenti dan berlangsung pada saat yang hampir bersamaan di seluruh belahan dunia. Informasi dengan mudah dan cepat menyebar, bahkan nyaris tanpa penghalang apapun. Perkembangan teknologi yang semakin pesat, memungkinkan orang untuk berkomunikasi melalui berbagai macam media.

Perkembangan bisnis masa ini bergerak lebih cepat dibanding sebelumnya, sehingga mereka membutuhkan komunikasi yang lebih luas dan lebih baik, terutama dalam mempertahankan pelanggan dan pemasok, dan bahkan dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat. Dengan solusi mobilitas diharapkan para karyawan akan lebih produktif di manapun mereka berada. Itu karena mereka memiliki akses tertentu terhadap berbagai aplikasi perusahaan melalui berbagai perangkat bergerak atau berbagai akses lainnya.

Kesediaan prasarana dan sarana informasi serta tingkat pemilihan akses dan aset terhadap penggunaan informasi merupakan prasyarat untuk dapat memanfaatkan dan memberikan nilai (volume) terhadap sesuatu informasi. Semua prinsip informatika tersebut tidak terlepas dari tuntutan dan kebutuhan serta kegiatan manusia dan masyarakat di dalam kehidupannya sehari – hari. Dengan semakin mendalamnya keterlibatan setiap negara di dalam jaringan globalisasi ekonomi dan gaya hidup maka tuntutan dan kebutuhan serta kegiatan setiap negara termasuk masyarakatnya yang melibatkan pentingnya peranan informasi menjadi suatu keharusan.

Untuk itu komunikasi bisnis tanpa adanya dukungan infrastruktur sarana dan prasarana teknologi informasi dan komunikasi tentunya tidak akan berjalan dengan lancar. Selain itu tanpa adanya peranan teknologi informasi dan komunikasi praktek komunikasi bisnis akan menjadi ketinggalan zaman, informasi yang didapat akan jauh tertinggal, dan akan membawa dampak perkembangan bisnis akan menjadi lambat.

Kendala yang bisa saja muncul dalam praktek komunikasi bisnis dengan peranan teknologi informasi dan komunikasi adalah selain masalah infrastruktur sarana dan prasarana, juga masalah ketidakmampuan manusia dalam menggunakan teknologi informasi dan komunikasi dengan baik, juga kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik menjadi hambatan yang seringkali muncul dalam praktek komunikasi bisnis.

1)      Masalah infrastruktur. Sarana dan prasarana teknologi informasi dan komunikasi yang terbilang membutuhkan biaya yang tidak sedikit, sehingga bagi pelaku bisnis yang memiliki modal yang tidak banyak mengakibatkan kurangnya pembangunan infrastruktur pendukung Komunikasi bisnis.

2)      Masalah kemampuan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi. Walaupun fasilitas komunikasi bisnis telah memadai, kendala yang bisa saja muncul adalah kemampuan sumber daya manusia dalam memanfaatkan fsasilitas tersebut. Mungkin masih ada beberapa pelaku bisnis yang belum mampu menggunakan alat komunikasi dalam bisnisnya, sehingga walaupun peralatan yang digunakan adalah peralatan dengan teknologi canggih sekalipun, jika manusianya tidak dapat mengoperasikan/menggunakan peralatan tersebut akan menjadi percuma.

3)      Kemampuan individu dalam berkomunikasi. Masalah yang paling mendasar dalam praktek komunikasi bisnis baik dengan peran teknologi informasi dan komunikasi dan tanpa peran TIK tersebut, masalah yang mendasar adalah kemampuan komunikasi dari individu itu sendiri. Apabila seseorang memiliki kemampuan komunikasi yang kurang baik, maka secara otomatis praktek komunikasi bisnisnya tetap mengalami kendala, walau telah didukung oleh peranan teknologi informasi dan komunikasi. Cara orang tersebut menyampaikan pesan kepada pihak lain itulah yang menjadi hal yang paling penting untuk diperhatikan.